Covid-19 - CSE - Réunions en distantiel

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Une ordonnance n°2020-1441 du 25 novembre 2020 portant adaptation des règles relatives aux réunions des instances représentatives du personnel (Journal officiel du 26 novembre 2020) rétabli la possibilité de tenir les réunions du CSE en distantiel.

L'ordonnance élargit à titre dérogatoire et temporaire la possibilité de recourir à la visioconférence pour tenir les réunions des comités sociaux et économiques et des comités sociaux et économiques centraux. Hors période covid-19, en l’absence d’accord entre l’employeur et les membres élus du comité, le recours à la visioconférence était limité à 3 réunions par année civile.

L’ordonnance permet, également à titre dérogatoire et temporaire, l’organisation de réunions de ces comités par conférence téléphonique ou messagerie instantanée. L’employeur ne peut avoir recours au dispositif de messagerie instantanée que de manière subsidiaire, en cas d’impossibilité d’organiser la réunion du comité par visioconférence ou conférence téléphonique, ou lorsqu’un accord d’entreprise le prévoit. 

Le recours à ses dispositifs se fait après que l’employeur en a informé les représentants du personnel.

Les membres élus des instances représentatives du personnel, peuvent à la majorité de ceux appelés à y siéger, s’opposer, au plus tard 24h avant le début de la réunion, au recours à la conférence téléphonique ou à la messagerie instantanée, ou au recours à la visioconférence (uniquement si la limite de 3 réunions par année civile est dépassée) pour les informations et consultations menées dans le cadre de :

-        La procédure de licenciement collectif ;

-        La mise en œuvre des accords de performance collective ;

-        La mise en œuvre des accords portant rupture conventionnelle collective ;

-        La mise en œuvre du dispositif spécifique d’APLD.

Le décret n°2020-1513 du 3 décembre 2020 précise les modalités des réunions du CSE par conférence téléphonique et message instantanée.

Pour les réunions qui se tiennent par conférence téléphonique, il est nécessaire :

-          que le dispositif technique mis en œuvre garantisse l’identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son des délibérations ;

-          qu’il ne fasse pas obstacle à la tenue de suspensions de séance ;

-          que lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote mis en œuvre garantisse que l'identité de l'électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l'expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes (troisième alinéa de l’article D. 2315-1 du Code du travail) ;

-          que le président de l’instance informe ses membres de la tenue de la réunion en conférence téléphonique. Cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance ;

-          que la réunion se déroule conformément aux étapes prévues à l’article D. 2315-2 du Code du travail :

o   1° L'engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l'ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions prévues à l'article D. 2315-1 ;

o   2° Le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote indiquée par le président du comité.

Pour les réunions qui se tiennent par messagerie instantanée, il est nécessaire :

-          que le dispositif technique mis en œuvre garantisse l’identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la communication instantanée des messages écrits au cours des délibérations ;

-          qu’il ne fasse pas obstacle à la tenue de suspensions de séance ;

-          que lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote mis en œuvre garantisse que l'identité de l'électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l'expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes (troisième alinéa de l’article D. 2315-1 du Code du travail) ;

-          que le président de l’instance informe ses membres de la tenue de la réunion par messagerie instantanée et précise la date et l’heure de son début ainsi que la date et l’heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture. Cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance ;

-          que la réunion se déroule conformément aux étapes suivantes :

o   1° L’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions prévues ci-dessus ;

o   2° Les débats sont clos par un message du président de l’instance, qui ne peut intervenir avant l’heure limite fixée pour la clôture de la délibération ;

o   3° Le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président de l’instance ;

o   4° Au terme du délai fixé pour l’expression des votes, le président de l’instance en adresse les résultats à l’ensemble de ses membres. 

 Ces dispositions dérogatoires et temporaires sont applicables aux réunions convoquées jusqu’à la fin de l’état d’urgence sanitaire soit le 16 février 2021(déclaré par l'article 1er du décret du 14 octobre 2020 déclarant l'état d'urgence sanitaire, prorogé par la loi du 14 novembre 2020 autorisant la prorogation de l'état d'urgence sanitaire et portant diverses mesures de gestion de la crise sanitaire).

Elles sont également applicables à toutes les autres instances représentatives du personnel régies par les dispositions du Code du travail.